BFH zur Berechnung von Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Der Kläger des zugrunde liegenden Streitfalls betreibt eine Apotheke und erzielt hieraus Einkünfte aus Gewerbebetrieb. Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen bildete er im Jahresabschluss des Streitjahres 2003 eine Rückstellung von 10.700 Euro. Er hatte dafür den - unstreitigen - jährlichen Aufwand für die Aufbewahrung von 1.070 Euro mit zehn multipliziert.

Rückstellung von Aufwendungen nur für Unterlagen möglich, deren Existenz bis zum Bilanzstichtag wirtschaftlich verursacht wird

Der Bundesfinanzhof folgte dem Kläger nicht und bestätigte die Entscheidung des Finanzgerichts. Bei der Bewertung der Rückstellung sei die verbleibende Dauer der Aufbewahrungspflicht in Abhängigkeit vom Entstehungszeitpunkt der jeweiligen Unterlagen und der gesetzlich angeordneten Dauer der Aufbewahrungsfristen zu berücksichtigen. Zudem könnten nur die Aufwendungen für solche Unterlagen zurückgestellt werden, deren Existenz bis zum jeweiligen Bilanzstichtag wirtschaftlich verursacht sei. Der Umstand, dass auszusondernde Unterlagen voraussichtlich durch neue Unterlagen (späterer Jahre) ersetzt würden, mithin kein Stauraum frei werden würde, könne nicht berücksichtigt werden.

Durchschnittliche Restaufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren nicht zu beanstanden

Der vom Finanzamt vorgenommene und vom Finanzgericht bestätigte Ansatz einer durchschnittlichen Restaufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren sei nicht zu beanstanden; zum jeweiligen Bilanzstichtag müssten die Unterlagen zwischen ein und zehn Jahren aufbewahrt werden, im Schnitt also [(10 + 1) : 2 =] 5,5 Jahre.